Система автоматизации посреднической деятельности в торговле

Область применения

Система предназначена для фирм, занимающихся посреднической деятельностью в торговле самыми разными видами товаров (пило- и стройматериалы, металлопрокат и т.п.).

Автоматизируя рутинные операции по формированию базы данных предложений на продажу и покупку, объединяя усилия всех подразделений фирмы (руководства, службы маркетинга, отдела продаж) и помогая в принятии оперативных и стратегических решений, система позволит в конечном счете повысить эффективность работы фирмы в целом.

Особенно полезна система в ситуациях, когда:

• возникает необходимость в совершении сделок, эффективность которых определяется кратковременной (когда речь идет о днях или даже часах) конъюнктурой рынка и своевременно принятым решением
• требуется найти покупателя или продавца на небольшие по объему в масштабах оптовой торговли предложения (лоты)

Функции

Система позволяет:

• вести базу данных спроса и предложения для любых видов товаров, обладающих произвольным набором характеристик
  

• с помощью удобных в работе фильтров находить необходимые лоты, выставленные на продажу, ориентируясь на значения характеристик товаров, цену, клиента, объем предложения, календарные сроки предложения, место складирования и т.п.
• автоматически или вручную находить подходящие варианты сделок между покупателем и продавцом;
• планировать потенциальную прибыль и объемы сделок с клиентами;
• формировать отчеты, позволяющие оценить эффективность работы отдела продаж;
• прослеживать динамику конъюнктуры рынка;
• автоматически (на основании выставленных лотов) генерировать прайс-лист, упорядоченный по видам товаров и их базовым характеристикам; после добавления, исправления или удаления записей из сформированного прайс-листа распечатать его или автоматически отослать по электронной почте клиенту или партнеру (см. пример).

Особенности реализации

Пользовательский интерфейс тщательно продуман для минимизации количества операций, необходимых для выполнения функций системы.

Заполнение заявки спроса/предложения проводится в шаблоне, практически исключающем ошибки ввода. Это особенно важно в том случае, когда оператор плохо ориентируется в свойствах товара, о котором идет речь в телефонном предложении или факсимильном послании. После выбора вида товара заявка заполняется с помощью набора справочников характеристик, клиентов и т.д.; при этом оператор никогда не сможет ввести неверное имя клиента или же несуществующий геометрический размер изделия, если соответствующие данные предварительно не были внесены в справочники.

Просмотр базы данных в процессе поиска варианта сделки ориентирован на те предложения, которые не потеряли актуальности на момент просмотра. Однако в базе данных хранятся все предложения, введенные когда-либо и не удаленные принудительно; полный архив может быть показан в любой момент и используется для аналитических и статистических отчетов.

При просмотре списка лотов они могут быть отсортированы по дате поступления, характеристикам, объемам, ценам, клиентам.

В качестве системы управления базой данных используется MS SQL Server 7.0.

Варианты конфигурации

Система может работать в трех вариантах:

• однокомпьютерный
• несколько компьютеров, объединенных локальной сетью
• несколько компьютеров, объединенных локальной сетью и через интернет

В двух последних вариантах система использует общую базу данных, при этом третий позволяет подключать к системе территориально удаленные компьютеры (даже в другом городе).

Использование клиент-серверной технологии обеспечивает быстрый доступ к данным даже при использовании медленного телефонного соединения для доступа к интернету.

Для конкретного пользователя может быть сконфигурировано одно из четырех видов рабочих мест, отличающихся по степени доступа пользователя к информации в базе данных:

• Диспетчер — может пополнять базу данных предложения/спроса, принимать заявки, заполняя поля регистрационных форм лотов
• Оператор — может пополнять базу данных, заводить справочную информацию по клиентам, агентам, справочникам, значениям справочных величин, складам и т.п.
• Брокер — осуществляет планирование сделок, имеет доступ ко всем записям в базе, но не имеет возможности редактировать ряд характеристик из справочников
• Администратор — обладает всеми правами Оператора и Брокера, к которым добавляется также возможность формирования печатных форм и отчетов о деятельности фирмы за любой период времени

Требования к компьютерам

Для организации однокомпьютерного варианта системы требуется компьютер с процессором не слабее Celeron 366 МГц и ОЗУ не менее 32 Мбайт, работающий под управлением Windows 95/98/Me/NT4/2000.

Для организации многокомпьютерного варианта необходим один компьютер-сервер с процессором не слабее Celeron 366 МГц и ОЗУ не менее 64 Мбайт, работающий под управлением Windows NT4/2000; для клиентских рабочих мест достаточно компьютеров с процессором не слабее Pentium 150 МГц и ОЗУ не менее 16 Мбайт с операционной системой Windows 95/98/Me/NT4/2000.